DPMPTSP PPU Terapkan HaLO TamuKU: Solusi Digitalisasi Pencatatan Tamu yang Cepat dan Modern

Dalam era digitalisasi pemerintahan, instansi publik dituntut untuk terus meningkatkan kualitas pelayanan dengan memanfaatkan teknologi informasi secara efektif dan efisien. Sejalan dengan hal tersebut, Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) Kabupaten Penajam Paser Utara (PPU) kini menerapkan sistem pencatatan tamu digital bernama HaLO TamuKU atau Harmonisasi Layanan Online Tamu Kunjungan Umum.

Sebelumnya, sistem pencatatan tamu di DPMPTSP PPU masih dilakukan secara manual menggunakan buku tulis dan bolpoin. Metode lama ini memiliki beberapa kendala, seperti proses pengisian data yang memakan waktu dan tulisan pengunjung yang bervariasi sehingga berpotensi menimbulkan kesalahan pendataan. Selain itu, terdapat risiko kehilangan atau kerusakan arsip buku tamu fisik, serta proses rekapitulasi data yang dinilai kurang efisien dan tidak ketersediaan data real-time untuk kebutuhan evaluasi pelayanan.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, DPMPTSP PPU mengimplementasikan HaLO TamuKU dengan mengusung slogan "Scan Mudah, Data Tertata, Pelayanan Berkualitas". Melalui inovasi digital ini, pengunjung yang datang ke kantor DPMPTSP PPU cukup melakukan pemindaian (scan) QR Code menggunakan telepon genggam masing-masing. QR Code tersebut akan langsung mengarahkan pengunjung ke formulir digital untuk mengisi data diri dan keperluan kunjungan dengan praktis. Seluruh data yang diinput kemudian akan otomatis tersimpan secara langsung ke dalam sistem basis data spreadsheet.

Penerapan sistem digital ini membawa berbagai manfaat nyata bagi kualitas pelayanan di DPMPTSP PPU, antara lain:

- Proses pengisian data oleh tamu menjadi lebih cepat, modern, dan praktis tanpa perlu menggunakan bolpoin.
- Pengelolaan data tamu oleh petugas menjadi jauh lebih mudah dengan rekapitulasi yang berjalan secara otomatis.
- Pemantauan jumlah dan intensitas kunjungan dapat dilakukan secara aktual (real-time) setiap waktu.
- Data kunjungan tersimpan dengan lebih aman secara elektronik, sehingga meminimalisir risiko kehilangan dokumen.
- Mendukung terwujudnya konsep kantor ramah lingkungan (green office) dengan mengurangi penggunaan kertas secara berkelanjutan.
- Membantu percepatan implementasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) di lingkungan pemerintah daerah.

Alur penggunaan inovasi HaLO TamuKU dirancang untuk memberikan kemudahan dan kepraktisan. Berikut adalah tahapan-tahapannya:

1. Pengunjung datang ke kantor DPMPTSP PPU.
2. Petugas mengarahkan pengunjung untuk memindai (scan) barcode yang telah disediakan.
3. QR Code yang dipindai tersebut akan terhubung langsung dengan Google Form buku tamu.
4. Pengunjung mengisi data diri dan keperluan kunjungan secara digital pada Google Form tersebut.
5. Data tamu yang telah diisi akan tersimpan secara otomatis ke dalam sistem Google Spreadsheet.
6. Petugas dapat memantau dan melakukan rekapitulasi data kunjungan secara aktual (real-time).

Dengan hadirnya HaLO TamuKU, DPMPTSP Kabupaten Penajam Paser Utara membuktikan komitmennya dalam menghadirkan pelayanan publik yang berkualitas. Transformasi dari sistem konvensional menuju sistem digital ini diharapkan dapat terus memberikan kemudahan bagi masyarakat dan meningkatkan efisiensi kerja di lingkungan DPMPTSP PPU.

CP:
- DPMPTSP PPU: +62 812-5300-1793